organizza la tua casa o il tuo ufficio

Sembra banale ma il miglior modo di iniziare a organizzare la tua casa è

trovare un posto ad ogni cosa!

Cerchi le chiavi dell’auto? lasciale nel suo posto!

Il telecomando della tv? Quando lo spegni mettilo nel suo posto!

Ago e filo per un bottone? Nella sua cassettina , come faceva la nonna!

E così via.

Non lasciare semplicemente sul tavolo ma posiziona le tue cose, all’arrivo a casa, nel luogo specifico che hai deciso per lui.

E fino al momento che non hai deciso un posto per ogni cosa?

procurati un recipiente vicino all’ingresso e mettici dentro le cose che non hanno ancora un luogo proprio, come la posta appena ritirata, un documento che devi consegnare a terzi, lo zaino di scuola, o il paio di calzini che hai appena comprato e che sai già dove andranno a finire.

Come per le idee ed i pensieri la regola è sempre la stessa: organizza senza eccezioni e tutto sarà più facile e non provocherà perdita di tempo.

Già, la perdita di tempo…. tutto il tempo risparmiato a cercare cose che non sono nel loro luogo ti basterebbe per riordinare uno spazio della tua vita non ancora sistemato: una stanza di casa tua, il tuo ufficio, la tua auto o semplicemente un armadio che mille volte hai pensato di riordinare e non lo hai mai fatto.

Come già ti avevo accennato in un altro post esiste un metodo ottimizzato e estremamente semplificato direttamente estratto dalla nota “matrice di Eisenhower“,

Oltre alla  frase del Presidente americano che già vi ho riportato:

“Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante”

è da notare anche la sua formula dei quattro quadranti:

  • 1. eliminare
  • 2. delegare
  • 3. flash!
  • 4. importante

Vediamo come funziona nel dettaglio.

Comincia a smistare tutto il materiale presente a casa o nell’ufficio in senso orario secondo la formula dei 4 quadranti.

Andiamo adesso analizzare i quattro quadranti tenendo presente che ognuno ha una funzione diversa.

1. eliminare

nel primo quadrante metti tutto ciò che puoi eliminare subito, quindi ti consiglio di posizionare un contenitore o una scatola proprio all’interno del quadrante e infilare
là dentro tutto quello che potrai andare eliminare da subito.

Ecco cosa puoi eliminare immediatamente

  • giornali datati più di una settimana
  • qualsiasi materiale pubblicitario
  • manuali di istruzioni di apparecchi che non hai più

… vai avanti così fino a compimento (usa la fantasia)

rimarrai sorpreso dalla quantità di cose che riuscirai a infilare nel quadrante 😉

2. delegare

È  vero che molto spesso ognuno di noi tende sempre a “fare da solo”… probabilmente anche per un discorso culturale dovuto a detti e proverbi popolari, come il famoso “chi fa da sé fa per tre”, anche se in realtà il concetto espresso non significa letteralmente fare tutto da soli, ma semplicemente non aspettarsi che gli altri facciano le cose al nostro posto.

Fatta questa doverosa premessa il quadrante due, come detto, deve contenere tutte quelle cose che si possono delegare a colleghi, familiari, collaboratori eccetera

Un esempio pratico e lampante del quadrante due è l’assegnazione di pratiche o impegni lavorativi che si sono nel tempo accumulati, nonostante la nostra buona volontà

3. importante

in questo quadrante devi inserire tutto quello che devi fare da solo nel breve periodo, in altre parole nel quadrante dovrà essere inserito soltanto materiale relativo ad azioni che potranno essere concluse in un solo passaggio o al massimo due.

Magari non ci crederai, ma questo è il quadrante che spesso volentieri diventa il più difficile, perché mette a dura prova la nostra capacità di valutazione: siamo così abituati a fare tutto da soli e ad essere “organizzati in maniera disorganizzata”, che molto spesso non ci rendiamo conto di quali effettivamente siano le priorità reali.

In questo ti potrà aiutare la frase di Eisenhower che ti ho citato all’inizio di questo capitolo.

4. flash!

questo quadrante è l’area a cui destinare documenti,progetti, azioni di cui ti puoi occupare immediatamente, proprio nel momento in cui stai componendo i quattro quadranti.

Questo quadrante racchiude al suo interno altre sottosezioni, diciamo così, virtuali:

telefono

telefono: sistema la cosa per telefono, anche se all’inizio volevi farlo per iscritto o attraverso una e-mail.

Se la persona che cerchi di contattare non è raggiungibile sposta la pratica nel quadrante tre.

Fax

so bene cosa stai pensando “ma nessuno usa più il fax!”.

Sappi che non è vero, soprattutto a livello aziendale ci sono tantissime organizzazioni che ancora utilizzano il fax, e tu puoi sfruttare a tuo vantaggio quest’opportunità, perché se un’azienda riceve 100 e-mail al giorno, difficilmente riceverà più di uno o due fax , di conseguenza le possibilità che il tuo messaggio venga immediatamente letto sono decisamente più alte.

Inoltre tutto il processo sarà molto veloce grazie alla possibilità di aggiungere annotazioni a mano.

Email

se il problema o la necessità può essere risolta con l’invio di una Mail, fallo immediatamente.

Archiviare

hai in mano un documento o una annotazione o un progetto che è già stato realizzato o comunque ultimato?

Inutile tenerlo sulla scrivania, archiviano in un classificatore o nel luogo più adatto.

Regole fondamentali del metodo Eisenhower

non ci sono eccezioni, il metodo dei quattro quadranti funziona nel 100% dei casi solo se ti atterrai scrupolosamente a queste tre regole:

  • non creare per i documenti uno spazio intermedio tra i quadranti
  • occupati di un foglio o un documento alla volta
  • non creare altri quadranti

una volta eseguito con successo il metodo di quattro quadranti ti troverai tantissimi spazi liberi a disposizione e un senso di ordine impensabile rispetto a prima, e anche la tua mente ne sarà soddisfatta.

Tutto qui?

Certamente no, ma posso assicurarti che questo semplice metodo ti porterà una enorme soddisfazione in termini di risultati e “alleggerimento mentale”.

E mi raccomando, quando avrai eseguito i quattro quadranti.. festeggia! Premiati! Vai a pranzo fuori o a fare shopping! Te lo sarai meritato.

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